Het valt niet mee om zelf te regisseren waar je mee aan het werk gaat. Je wordt overladen met invloeden en verzoeken van buitenaf. Voor je het weet ben je een hele ochtend mail aan het wegwerken. Dat geeft misschien een redelijk gevoel van voldoening maar dat is natuurlijk niet terecht. Tenzij, mail wegwerken tot je hoofdtaak behoort. Maar ik schat in dat jij iets anders in je taakomschrijving hebt staan. Daarom geef ik je acht tips om te focussen om wat écht belangrijk is in je werk. 

 

1. Schermen uit!

Het eerste wat je doorgaans doet (Ik weet zeker dat dat ook voor jou geldt) is je schermen aan zetten. Je checkt je telefoon en je desktop of laptop. Meteen ben je afgeleid. Je laat je meenemen in de stroom van verzoeken die zich aandient. Een groepsapp over het uitje van komend weekend, een mail over dat ene project wat veel te lang is blijven liggen of een bericht van de juf van je kinderen dat het morgen ouderavond is. O, ja, niet vergeten! En hoppa, weg aandacht voor je werk!

Je laat je maar wat graag afleiden door dit soort verzoeken van buitenaf. Onbewust kies je hiervoor. Het is namelijk makkelijker om te reageren dan te pro-acteren.

Als je wilt kun je je aandacht eindeloos besteden aan het ingaan op verzoeken van buitenaf. Dat zijn er nogal wat. Je hebt je nieuwsapps, je social media, je mail en vergaderingen. Er is dus altijd wel een reden om niet datgene te doen waar JIJ voor staat. Waar je zin in hebt. Wat jou succes gaat brengen. Laat daarom je schermen eens uit. Of zet in ieder geval je meldingen uit zodat jouw aandacht niet meteen wordt weg gezogen.

 

2. PvA

Begin je dag met het maken van een PvA, een plan van aanpak. Dat moet standaard je eerste activiteit van de dag zijn. Wees daarin realistisch. Kies twee of drie hoofdtaken waarmee jij vandaag aan de slag gaat.

Pak de regie en maak, voordat jij je mail opent, een plan van aanpak. JIJ bepaalt wat jij vandaag gaat doen!

Prop je PvA niet helemaal vol. Laat ruimte voor onverwachtse dingen. Kies echt alleen de taken die jij vandaag gedaan WILT hebben.

 

3. Neem tijd voor een ommetje

Zitten is het nieuwe roken. Dat wist jij al. Weer zo’n moetje, pfff maar hoe doe je dat? Je hebt het zo druk en dus geen tijd om te wandelen. Je kunt het echter ook omdraaien. Omdát je het zo druk hebt MOET je even bewegen. Het is een kwestie van plannen. En even lekker eruit maakt je weer fris om nog effectiever te werken én om weer helder te krijgen wat je WEL en NIET wilt doen. Of hoe jij dat project wilt aanpakken. Of hoe jij het gesprek met je leidinggevende het beste kunt voeren. Plan activiteiten zoals een blokje om in in je PvA.

 

4. Jij bepaalt wanneer je gestoord wordt

Het is jouw dag, jouw tijd! Dat betekent dat jij niet de hele dag meer slaaf hoeft te zijn van je mail, app, messenger etc. Plan dus in op welke momenten jij je meldingen checkt. En verder zet je de meldingen uit. Zowel op je telefoon als op je desktop of laptop. Wordt je daar onrustig van? Mooi, dan was het hoognodig. Kennelijk ben je verslaafd aan voortdurende afleiding. Denk eens na over wat jij nodig hebt.

 

5. Maak blokjes

Je kunt nou eenmaal niet drie uur aan een stuk focussen. En zeker als jij tot de millennials of generatie Z behoort. Het beste is om steeds blokjes van vijftig minuten te maken. Zet je een timer (liever niet je telefoon) en zorg dat je niet gestoord wordt. Werk aan een grotere taak. Je zult merken dat als je dit oefent en je omgeving zo vormgeeft dat je ook daadwerkelijk rustig kunt werken, je ook echt effectiever wordt.

 

6. Zorg voor afwisseling in aandacht

Als jij vijftig minuten hebt gefocust, waarschijnlijk op een beeldscherm, dan is het goed om voor een periode van tien tot vijftien minuten een andere aandachtsvorm te kiezen. Dus bijvoorbeeld in de verte staren, of een bakkie koffie halen en de afdeling rond kijken. Ga dus niet in een pauze(moment) weer verder met beeldschermen.

 

7. Maak tijd voor eten en drinken

Goed eten en drinken helpt je om beter je taak te doen. Maak dus prioriteit van een goede lunch en lekker veel water of thee. Neem hier de tijd voor. Jouw hersenen werken echt niet alleen op zuurstof. Om specifieker te zijn, hersenen werken vooral op koolhydraten. Zorg dus dat je goed eet!

 

8. Kikkers eerst

Begin jouw dag met de lastigste taak. Slik de kikker eerst om zo maar eens te zeggen. Die taak waar je tegenaan zit te hikken is waarschijnlijk zo lastig omdat je niet weet waar je moet beginnen of dat je iets moet doen wat je spannend vindt. Dat wakkert uitstelgedrag aan. Als jij ’s morgens eerst begint met het slikken van die kikker dan vind je vanzelf de energie en het vertrouwen om de andere taken fluitend aan te pakken.

 

9. Durf te kiezen

Misschien heerst er bij jouw op het werk een overlegcultuur en wordt er van je verwacht dat je overal aanschuift. Regelmatig keer zit jij bij een overleg waarvan je denkt: kan dit niet sneller? moet dit elke week? is het echt zo belangrijk dat ik erbij zit? Durf je uit te spreken! En durf te kiezen! Het is jouw tijd. Tijd die jij, zolang je zwijgzaam blijft aanschuiven, weggeeft aan dingen die jou geen energie geven. Wees kritisch en onderneem actie. Wie weet ben je zelfs een voorbeeld voor anderen…

 

10. Eindig de dag

Jij denkt misschien: hoezo? mijn dag eindigt toch vanzelf? Ja, maar reserveer tijd in je PvA om de dag GOED te eindigen. Neem de tijd om de dag te overzien. Om terug te kijken hoe het gegaan is. Ruim alles lekker op en stel vast waar je tevreden over bent. Niet vergeten hoor! Dit maakt dat het makkelijker om deze acties tot een gewoonte te maken.

 

Conclusie en praktische waarde

Effectief werken is lastig zolang we ons laten meenemen door verzoeken van buitenaf. Pak weer de regie door een plan te maken en te kiezen waar JIJ mee aan de slag WILT. Dat voelt zo goed. Er blijft genoeg ruimte over voor randzaken. Bovendien zul je zien dat je vanzelf effectiever wordt in het wegwerken van mail. Het wordt namelijk niet meer jouw hoofdtaak.

 

 

De link met PRCHT

PRCHT helpt je om vanuit zelfbewustzijn keuzes te maken en stappen te zetten:

• Je ervaart rust
• Je hebt weer regie
• Je doet het weer voor jezelf in plaats van voor anderen

Het beheersen van je eigen tijd is actueler dan ooit. Een burn-out ligt op de loer, vooral voor jonge mensen. Je kunt niet meer alles en je mag leren dat dat ook niet hoeft maar wat WIL jij?

Wil je weten wat PRCHT voor jou en/of jouw medewerkers kan betekenen? Klik dan HIER.